Activiteiten aanmaken

Er zijn verschillende typen activiteiten:

  1. Scholen melden zich aan, jij bepaalt de datum van het bezoek (planner kiest datum)

  2. Jij bepaalt het aanbod van tijdstippen, de school kiest een datum en tijd (school kiest datum)

  3. Een activiteit in combinatie met een andere activiteit (pakketje)

Ga naar beheer/activiteit en klik op toevoegen:

De keuze voor type activiteit is bepalend voor de manier van inschrijven. 

  • School kiest datum: indien je uitvoeringen (met vaste datum/tijd) aanmaakt waarop kan worden ingeschreven

  • Planner kiest datum de planner kiest de datum en tijd en maakt de optimale verdeling tussen groepen.

  • Je kunt aanvinken dat de uitvoeringen van een activiteit op school plaatsvinden. In dit geval kun je de velden: speelvlak, verduistering, opbouwtijd en minimaal aantal leerlingen invullen, zodat deze informatie getoond wordt als een groep zich inschrijft. Hier kun je ook kiezen of de voorstelling in het klas- of speellokaal is (mits scholen ‘eigen ruimtes’ hebben in jullie systeem). 

  • Je kunt aangeven welke leerlijnen, disciplines, categorieën, thema’s passen bij deze activiteit. Dit is een multiple-select. Selecteren doe je door de ctrl (Windows) of de cmd-knop (Apple) in te drukken.  

  • Cluster (optioneel) Hier geef je aan voor welk ‘cluster’ (een of meerdere) deze activiteit zichtbaar is. Bv een gemeente. Bij menu scholen wordt aangegeven tot welk type cluster de school behoort en welke activiteiten zij mogen zien. 

  • Je kunt een URL toevoegen waar het lesmateriaal te vinden is bij deze activiteit. Deze URL wordt meegestuurd met de herinneringsmail aan de groep, drie weken voor de uitvoering. 

  • Optioneel: Er is een mogelijkheid om een naam van een ‘tweede aanbieder’ toe te voegen. Planned Culture kan dit voor je instellen. 

  • Deze tweede aanbieder wordt met naam genoemd op de aanbodpagina en overzicht school. De tweede aanbieder heeft alle rechten voor deze activiteit: de inschrijvingen en planningen verschijnen op de overzichten, ze kunnen gegevens van deze scholen/groepen zien en ook inplannen.

  • Indien de activiteit altijd plaatsvindt in dezelfde ruimte(s), kun je deze bij de activiteit ingeven bij vaste ruimte en verschijnt er bij het aanmaken van een uitvoering in het planbord, automatisch een blokje in die ruimte(s) . Mocht je hier flexibel in willen zijn, laat deze dan leeg.

  • Indien je ook activiteiten aanbiedt voor VO, kun je ook het schooltype hier kiezen (indien je alleen aanbiedt voor PO, zijn deze schooltypes niet zichtbaar).

  • Het vinkje bij inschrijfbaar is relevant wanneer je vanuit Planned Culture de activiteiten publiceert op de website. Het betekent dat je erop kunt inschrijven als school. Geen vinkje betekent dat scholen deze activiteit niet zien in het aanbod en er ook niet op kunnen inschrijven.

  • Het vinkje ‘volgeboekt’ gebruik je als je wilt dat scholen niet meer kunnen inschrijven, maar wel zien dat deze voorstelling volgeboekt is.

  • Bij tarieven kun je twee soorten tarieven invoeren. Je kunt een prijs per groep of een prijs per leerling invoeren. Hier moet je een keuze voor maken. 

  • Indien de prijs variabel (of per activiteit) is, kun je het vak ‘tarief’ leeglaten. Op het overzicht school verschijnt dan de melding ‘nader te bepalen’. Onder de activiteitsinschrijving kun je hier dan zelf handmatig een bedrag aanmaken. (zie voor uitleg onder ‘prijs van een activiteitsinschrijving aanpassen’).

  • Indien je ook prijzen per begeleider rekent, kun je deze invullen bij begeleider. 

  • In het vak ‘omschrijving’ kun je een tekst zetten over deze activiteit. Deze tekst wordt getoond op het inschrijfformulier bij het aanbod. 

  • Je kunt ook een URL toevoegen aan bovenstaande omschrijving door een URL toe te voegen aan het betreffende veld.

  • Optioneel: Voor activiteiten met een losse workshop kun je met een vinkje bij workshop de scholen op het inschrijfformulier de mogelijkheid geven om bij deze activiteit voor een bijbehorende workshop te kiezen. In het veld ‘meerprijs workshop’ kun je de naam en de prijs voor deze workshop beschrijven. Dit is zichtbaar op het inschrijfformulier. Als planner zie je het terug op het overzicht aanbieder. 

  • Geef de begin- en einddatum op voor de periode waarin de uitvoeringen plaatsvinden. De periode is een filter op de aanbodpagina.

  • Extra info bij inschrijven: Je kunt extra informatie geven (in max. 3 regels) die getoond wordt tijdens het inschrijven op deze activiteit. Hier kun je relevante informatie opnemen over de specifieke activiteit, bijv. dat vervoer is inbegrepen of dat er twee of 3 specifieke data zijn voor deze activiteit.

  • Extra info in communicatie: Je kunt een korte tekst over deze activiteit opnemen die wordt meegenomen in de herinneringsmail voor een groep

  • URL-evaluatieformulier. Indien jullie werken met een evaluatie per activiteit, dan neem je hier de URL op met een link naar dat formulier. Met behulp van het ‘vinkje’ kun je instellen of er voor deze activiteit wel of geen mail uitgaat. De standaard is dat alle vinkjes aan staan. (Nb er is ook de mogelijkheid deze bij pakketten aan te zetten)

Er is een export activiteiten (onder overzichten) om in 1 overzicht alle activiteiten te kunnen bekijken en om daarmee te checken of je niets bent vergeten en alles goed staat.

Pakketten aanmaken

Als je een voorstelling en (een of meerdere) workshop samen wil aanbieden, dan kun je onder beheer een ‘pakket’ aanmaken. Als een school zich voor een pakket inschrijft, schrijven ze zich direct voor alle onderdelen in. Als planner benoem je de pakketnaam (deze wordt getoond bij inschrijven, met daaronder de activiteitsnamen) en kies je uit de lijst van activiteiten die bij het pakket horen. Je kunt het pakket op ‘inschrijfbaar’ zetten. Door de losse onderdelen wel of niet op inschrijfbaar te zetten, bepaal je of deze ook los te boeken zijn. 

 

  • Bij een groep of school is er een tabblad ‘pakketinschrijvingen’. Indien er een inschrijving is op het pakketje, kun je deze niet meer bewerken.

  • Per pakket is er de mogelijkheid een evaluatie mail te sturen. De mail wordt dan na de laatste uitvoering van het pakket gestuurd. Bv de voorstelling vindt plaats op 28 maart en de workshop op 15 april: de school ontvangt de evaluatie mail na 15 april.

NB: als de voorstelling ook los wordt aangeboden, dan blijft het vinkje ‘evaluatie versturen’ aan voor de voorstelling en deze gaat dan alleen uit naar de groepen die de losse voorstelling hebben geboekt. 

Voor uitleg over het aanmaken van uitvoeringen kijk in het Planned Culture onder het '?' voor de uitgebreide handleiding.

 Planned Culture - team@plannedculture.nl- 06 38903291