Beheermenu vullen

Handig om bij de hand te hebben als je gaat vullen:

  • lijst met adressen, gegevens contactpersonen van aanbieders

  • lijst met adressen van locaties

  • lijst met mailadressen van vakdocenten

  • logo, foto voor achtergrond

Wil je inspiratie of voorbeelden van communicatie templates? Klik hier

Aanbieder (en gebruikers)

Onder beheer maak je aanbieders aan die activiteiten aanbieden. 

  • De gegevens van de contactpersoon worden gebruikt in de placeholder met contactinformatie aanbieder in de communicatiemails.

  • Onder het veld ‘extra info in communicatie’ kun je een korte tekst of URL toevoegen met aanvullende informatie over de aanbieder die de school bezoekt. Deze wordt meegestuurd met de remindermail aan de bezoekende groepen.

  • Indien je aanbieders hebt die zelf plannen, dan kun je als hoofdplanner hier gebruikers aanmaken door hun mailadres in te voeren. Planners kunnen dan zelf met wachtwoord vergeten een wachtwoord kiezen en inloggen. Je kunt een aanbieder login-rechten geven met een keuze voor ‘Inzage’ of ‘Plannen’. Bij inzage zien zij de overzichten 'inschrijven, 'aanbieder' en 'boekhouder'. 

  •  (Optioneel) vervoersinstellingen: Je kunt voor een aanbieder een uitzondering maken voor de vervoersopties. Daarvoor bestaan 3 opties:

  1. Geen vervoerskeuze: dan wordt bij de activiteiten van deze aanbieder geen vervoersopties getoond voor de inschrijvende groepen. Wel wordt de zin getoond: ‘vervoer wordt georganiseerd door aanbieder’ en dit staat ook op het overzicht school.

  2. Keuze uit vervoersaanbod: is regulier

  3. Keuze wel/geen vervoer: daarbij wordt bij de activiteiten van deze aanbieder een vinkje getoond ja/nee. Op het overzicht school staat ook ja/nee.

 

Locaties

Onder beheer kun je locaties aanmaken. Indien een activiteit op school plaatsvindt of op een andere locatie dan bij de aanbieder dan maak je een locatie aan zodat je deze afgenomen activiteit kunt inplannen op de juiste locatie. NB: indien de setting ‘school heeft automatisch een locatie’ aan staat, wordt de school bij inschrijving als nieuwe school automatisch als locatie aangemaakt.

 

Ruimtes

Onder beheer kun je ruimtes aanmaken. Ruimtes zijn bijvoorbeeld theaterzalen, klaslokalen, speellokalen of een workshopruimte. NB: indien de setting ‘school heeft automatisch een locatie’ aan staat, krijgt de school bij inschrijving als nieuwe school automatisch de ruimte speellokaal en klaslokaal. 

 

Personen (optioneel)

Per aanbieder kun je een of meerdere personen toevoegen, die je op het planbord kunt inplannen bij de activiteit. Denk bijvoorbeeld aan een theaterdocent of rondleider. In het beheer kun je ook de beschikbaarheid van deze persoon invullen of dit kunnen zijzelf doen in hun Planned Culture omgeving.  Persoon met toegangsrecht: indien je een mailadres invult bij ‘persoon’ kan diegene zelf inloggen om de planning in te zien en beschikbaarheid aan te passen. Ze kunnen met het mailadres via ‘wachtwoord vergeten’ een eigen wachtwoord aanmaken. 

Een persoon kun je selecteren bij de activiteit of op het planbord kun je in het zwevend scherm een +-je achter personen zetten om een persoon toe te voegen. Je kunt de vakdocenten ook een specifieke discipline toewijzen (uit de lijst van aangemaakte disciplines onder admin). 

Op het ‘overzicht personen’ kun je de planning per persoon zien, zowel in PDF als in CSV. 

 

Gezelschappen

In beheer kun je gezelschappen toevoegen. Dat betekent dat je deze, net als (optioneel) personen, kunt inplannen op het planbord.  Beheer gezelschappen is alleen toegankelijk voor de hoofdplanners. Gezelschap met toegangsrecht: indien je een mailadres invult bij ‘gezelschap’ kunnen zij zelf inloggen om de planning in te zien. Ze kunnen met het mailadres via ‘wachtwoord vergeten’ een eigen wachtwoord aanmaken.

Het gezelschap voeg je toe onder beheer en kun je vervolgens selecteren bij de activiteit. Ze verschijnen dan ook als regel op het planbord (optioneel). Onder de overzicht gezelschap kun je de planning per gezelschap zien. 

 

Leerlijnen | thema’s | disciplines | categorieën

Onder leerlijnen | thema’s | disciplines | categorieën kun je verschillende kenmerken toevoegen. De naam van deze ‘kenmerken’ kun je instellen onder admin à teksten inschrijfformulier. Deze kun je vervolgens toekennen aan de activiteiten. Ze verschijnen als filters op de aanbodpagina. Als je een blok leeg laat, dan wordt deze niet getoond als filter.  

 

Communicatietemplates

Onder beheer vind je de communicatietemplates die je binnen Planned Culture kunt gebruiken. Hier kun je de communicatie naar scholen ‘op maat maken’ door de teksten in te vullen. Er zijn verschillende templates. Alle mailtjes kun je op actief of inactief zetten. Door placeholders (rechts op de pagina) toe te voegen kun je de mail samenstellen met specifieke informatie. Ook zijn er een aantal placeholders die je kunt opnemen in het onderwerp van de mail. Met de HTML-codes kun je de lay-out van de mail aanpassen.

Ontvangers van de mails

De bevestiging en planning worden gestuurd naar de contactpersoon van de school. De reminder en mail met de evaluatie gaan (indien mailadres ingevuld door de school), naar de contactpersoon van de groep en in de cc de contactpersoon van de school. 

Je kunt jezelf een mail sturen om te controleren hoe deze eruit komt te zien (met fictieve inhoud). Dat doe je door op de verzendknop te drukken en je eigen e-mailadres in te vullen. 

 

Settings

Met instellingen kun je bepaalde beheer-items op maat maken, zoals logo’s, verzendtermijn herinneringsmails en ondertekening PO of VO. Deze optie vind je onder menu admin. Hier kun je ook een URL naar de boekingsvoorwaarden opnemen: als hier een URL staat dan moet de school bij inschrijving eerst de boekingsvoorwaarden accepteren voordat ze zich mogen inschrijven. 

 

Beheer teksten

Onder beheer teksten staan de teksten die te zien zijn op het inschrijfformulier en die onder de ‘i’-knoppen te vinden zijn. Hier kun je instructies of informatie geven aan de inschrijvende scholen. Ook kun je hier de ‘i’s vullen die aan de beheer-kant bij activiteiten staan. Dit is ter informatie voor de planners van de aanbieder.

Nb: Voor PO/VO kunnen op het dashboard school verschillende teksten worden getoond.

 

Vervoer

Onder vervoer kun je verschillende typen vervoer aanmaken die je wilt aanbieden. Bijvoorbeeld:

  • Eigen vervoer: als de afnemer geen gebruik wil maken van ‘georganiseerd vervoer’. 

  • Vervoerstypen (openbaar vervoer, georganiseerd vervoer)

 

Met vinkje ‘zichtbaar’ bepaal je of dit vervoer wilt tonen als optie bij het inschrijven op een activiteit. Je koppelt hieraan een prijs en ‘per hoeveel personen’ deze prijs geldt. Geldt dit per persoon of is het gekoppeld aan de capaciteit van een bus (bijvoorbeeld maximaal 50). Een planner kan altijd een vervoerstype toevoegen, ook als deze niet ‘zichtbaar’ is.

 

Informatie over vervoer kan worden meegeven bij beheer vervoer en voor elk type vervoer. Deze informatie kun je meegeven als placeholder in de remindermail. Daarmee krijgen alleen scholen die vervoer geboekt hebben de relevante informatie. 

 

Met het vinkje ‘schaarste’ wordt aangegeven dat schaarste is op dit type vervoer en dat er gevraagd wordt om een alternatieve vervoerskeuze. 

 

 Planned Culture - team@plannedculture.nl- 06 38903291