Gemak en Regie met Planned Culture

In het inschrijf, plannings- en communicatiesysteem van Planned Culture zijn gemak en regie leidend. Niet alleen regie voor de planner, maar ook voor de bestuurder en financiële afdeling.

Regie voor bestuurder

“De jaarlijkse verantwoording aan bestuur en gemeente kost tijd. Uit de verschillende Excels moeten de juiste cijfers worden gehaald en handmatig tot een overzichtelijke rapportage worden omgezet.”

In het Planned Culture model heb je door de toegankelijke rapportages meteen inzicht in de belangrijkste stuurinformatie en verantwoordingscijfers. Zo zie je wat het bereik is in leerling bezoeken of uniek aantal leerlingen of welke disciplines of programma’s zijn gekozen in een school- of kalenderjaar. Onze toegevoegde waarde:

Professionalisering en tijdsbesparing van je cultuureducatie proces
Scholen, cultuuraanbieders en vakdocenten onder regie van de bemiddelaar in één systeem
Uitgebreide stuurinformatie & rapportages per school- en kalenderjaar

Regie voor de planner

“De planner heeft alles onder controle als we bij haar zitten. Een uitgebreide jaarplanning in Excel met vier verschillende tabbladen, de mails naar scholen gearchiveerd in outlook en een lijst waar ze informatie over culturele instellingen bijhoudt.

Maar nu de aantallen groter worden, merkt ze dat –ondanks ze de hele dag bezig is met het checken en vullen van de lijstjes- deze manier van werken bijna niet te vol te houden is.”

Ons model neemt een groot aantal repeterende handmatige acties en checks over. Zo zijn er automatische mails en wordt de planning direct omgezet in verschillende overzichten en rapportages. De planner richt zich op dat overzicht: de lijstjes uit de stuurinformatie of de meldingen op het planbord. Je ziet als planner meteen waar het nodig is om actie te ondernemen. Onze toegevoegde waarde:

Efficiënt plannen van activiteiten (voorstellingen, lesreeksen, workshops en expertiseaanbod), ruimtes en docenten op visueel planbord
Geen gedoe met verschillende Excel lijsten
Het hele planproces in 1 systeem
Snel en automatisch communiceren met scholen en vakdocenten
Door stuurinformatie beter beslissen
Meer tijd voor inhoudelijk contact met scholen
Scholen kunnen op hun accountpagina jaarlijks de gegevens actualiseren

Regie voor de financiële afdeling

“Hoeveel is er besteed per school en aan welke aanbieder? Voor de financiële afdeling is een direct en actueel inzicht nodig om te kunnen sturen op de cijfers. Niet altijd is dit inzicht makkelijk te verkrijgen uit de verschillende Excel lijsten”

Het Planned Culture model biedt een overzicht voor de financiële afdeling waarin alle binnengekomen bedragen staan. Met diverse filters (school, activiteit, periode) kun je hierin de rapportage op maat maken. Onze toegevoegde waarde: