Vakdocenten in Planned Culture
De inzet van vakdocenten is de afgelopen jaren behoorlijk in ontwikkeling; er is steeds meer externe inzet en de eisen die aan vakdocenten worden gesteld zijn gegroeid. Bij werkdrukverlagend aanbod kunnen scholen bijvoorbeeld lesbevoegdheid als voorwaarde hebben.
Het aantal ‘op maat’ projecten is toegenomen en met CmK, NPO-gelden en Rijke Schooldag, kunnen de subsidiestromen verschillen. Dat stelt weer eisen aan de financiële administratie rondom de inzet van vakdocenten.
Hieronder schetsen we kort de functionaliteiten in Planned Culture die het proces rondom beheer, inplannen en financiële registratie ontzorgen. Natuurlijk kun je ook vrijblijvend een afspraak maken voor een online kennismakingsgesprek waarin we de mogelijkheden kunnen laten zien.
Beheer en inplanning vakdocenten
-
In het beheer van vakdocenten staat naast NAW-gegevens een aantal reguliere kenmerken, zoals extern of vast dienstverband, datum VOG en tarieven. Je kunt zelf ook kenmerken aanmaken (bv. BHV of lesbevoegdheid) die je kunt toekennen aan docenten. Tot slot geef je aan voor welke disciplines en programma’s vakdocenten inzetbaar zijn.
-
Op het planbord kun je vakdocenten selecteren o.b.v. de kenmerken die je hebt toegevoegd in beheer. Bijvoorbeeld: ik wil alle docenten zien met lesbevoegdheid, of alle docenten die inzetbaar zijn voor het cultuurmenu.
-
Je kunt vakdocenten een eigen inlog geven. Hiermee zien ze hun planning, en kunnen ze hun beschikbaarheid opgeven die vervolgens zichtbaar is op het planbord
Financiële registratie
-
In het overzicht vergoedingen worden automatisch de ingeplande uren getoond x het tarief uit beheer. Je kunt twee soorten tarief invoeren én de tarieven zijn per activiteit nog aan te passen.
-
De vergoeding kun je aanvullen met materiaalkosten en reiskosten. Heb je de postcode van de school en vakdocent ingevuld bij beheer? Dan berekent het systeem via een googlemaps link het aantal kilometers en daarmee de reiskostenvergoeding
-
Met filters kun je verschillende projecten/programma’s selecteren, dus je kunt bijvoorbeeld alle inplanningen van een docent rondom Rijke Schooldag zien en bewerken.
-
Indien je werkt met codes per activiteitsinschrijving, worden die automatisch meegenomen in het vergoedingenoverzicht.
-
Vakdocenten kunnen desgewenst inloggen en de lijst met vergoedingen zien. Als planner kun je een vergoeding ‘compleet’ melden zodat de vakdocent weet dat hij deze kan factureren.
Geen losse excels, minder handmatige berekeningen, alle informatie beschikbaar uit het systeem vooringevuld en aanpasbaar.
Onze klanten
KCR Rotterdam
Het levert ons en scholen een belangrijke meerwaarde op: de jaarplanning al vroeg in het jaar beschikbaar hebben. Hierdoor vinden er aanzienlijk minder wijzigingen plaats en scholen houden zich aan de planning die ze deels ‘zelf hebben gemaakt’ en ervaren zo meer eigenaarschap. Dit werkt efficiënter en levert tijdwinst op voor alle partijen. Ook de automatische communicatie (reminders, evaluaties, informatie) is heel handig en snel, en eenmaal ingesteld is er nauwelijks handling meer nodig.